فن إدارة الأولويات لصناعة النجاح
احمد ابوبكر
1434/04/18 - 2013/02/28 04:36AM
فن إدارة الأولويات لصناعة النجاح
ريم الشويش
نصاب أحياناً بفتور في الهمة ونقصان في الدافعية لإنجاز أمر ما بسبب مفاهيمنا الخاطئة عن النجاح والإنجاز والتي غالباً ما نتخيلها محصورة في عمالقة نظن أنهم يمتلكون قدرات خارقة تدعم نجاحاتهم، وحقيقة الأمر تنطوي على غير ذلك..
إن ترتيب الأولويات في الحياة الأسرية أو الاجتماعية أو العملية هو الفاصل الذي يميّز الناجح من الفاشل ويثبِت مدى مرونة الذات في تطويع المهام حسبما تقتضيه الأهداف وبوقت مجدول لكل مهمة وفق ترتيب الأهم فالمهم. إنه من غير المعقول أن تقضي ربة المنزل وقتاً كبيراً في الزيارات أو الخروج من البيت أو قراءة الكتب أو تصفح الإنترنت وبيتها يعجّ بالغبار وتتراكم عليها الواجبات المنزلية البحتة التي لم تُؤدَّ بعد، وحوْلها صغار فاغرو الأفواه ينتظرون لقمة تسد الجوع أو ربما لمسة حانية تسد الجوع العاطفي. أو أن يتطوع فلان من الناس بخدماته في مكان ما ويترُك أهل بيته لا يجدون من يلبي حاجاتهم الأساسية، وربما همّش مسؤولياته وأعَدَّ قائمة بأعذارٍ لا يقبلها عاقل ليتنصل مما يُطلَب منه من مهام لا يمكن أن يقوم بها إلا هو لتغدو الحياة حلبة صراع مابين طلب حق وسيادة ديكتاتورية وإرغام الجميع على العيش على هامش الحقوق. والأمثلة على التخبط في تنظيم الأولويات كثيرة لذا يجب على أفراد الأسرة بدءاً من الأب والأم ومروراً بالأبناء أن يحسنوا ترتيب الأولويات خصوصاً في مجال إعطاء الحقوق، وإن عُدِم ذلك فهذا نذير بضياع المسئولية شيئاً فشيئاً حتى تصبح الحياة في البيت فوضوية لا يحكمها ترتيب ولا تضحية ولا تنسيق في الأدوار ويبدأ التأثير على نظام البيت ثم ينقُل كل فرد خبرته الفوضوية في ترتيب مهامه إلى دراسته وعمله وبيته مستقبلاً.
عليك قبل كل شيء تدوين كل الأشياء سواءً رأيت ذلك مهماً أو غير مهم بالنظر لاعتبارين: أهمية العمل، والوقت المتاح للإنجاز فتكون المهام على ترتيبٍ كما يلي: مهم وعاجل، مهم وغير عاجل، غير مهم ولكنه عاجل، غير مهم وغير عاجل.
إن تقديم ما هو عاجل وغير مهم على ما هو مهم وغير عاجل يعطِّل الإنجاز ويمثل ضغطاً نفسياً وبالتالي يؤثر على جودة الإنتاج.
إذن كيف نرتِّب أولوياتنا؟
إن أساس النجاح هو وضوح الأهداف وذلك يعني أن نحمِل رسالة لابد أن تصِل, والرسالة تُؤدَّى عن طريق أداء المهام والحقوق والواجبات. ومن الأهمية أن نفطن لأهمية المقارنة بين الأولويات وأيهما يسبق الآخر إن تشابكت مهمتان في وقت واحد. ويجب أن نكون قادرين على الاختيار حين نتساءل في داخلنا: هل هذه المهمة تلزم أن أقدِمها قبل المهمة التي يُفترَض مني إنجازها خلال وقتٍ ما؟
فالإدارة الذاتية في ذلك جسر إلى النجاح وإن شعرت يوماً أن دخول مهمة طارئة على جدولك يربك إنتاجك فيجب إعادة النظر في برمجة الذات وترويضها لمواجهة مثل هذه الأمور.
ومن الأمور المعينة على تنظيم الأولويات إدراك ما لِتنظيم الوقت من أهمية في تسهيل المهمات وجدولته بشكل مرِن يقبل تعديلاً طارئاً في المستقبل.
إن التشنج والمثالية المفرِطة في حساب الوقت يعيق بدلاً من أن ينظِم، ومن الخطأ أن نتوقع من الناجحين صرامة في جدولة المهام وكذلك فالمرونة الزائدة لا تحقق تقدماً بقدر ما تشتت التركيز وتخلط أوراق الأهداف، نحتاج فقط لإدارة ذاتية موزونة ووسطية في هذه المرونة. ويعد تدوين المهام وكل ما يتعلق بها مُهِم للإلمام بكل ما يعِين على التقدم, والتقنية تخدمنا كثيراً وقد لا نفطن لذلك ونهمِّش فاعلية تقنية نحملها ليل نهار فاستخدام برامج المواعيد وتدوين المهام في الهاتف المحمول أو في الحاسب الشخصي يسهل اقتناص فرص التفوق.
إن النجاح والإنجاز لا يُقاسان بحجم المهام المُنجَزة بقدر ما يقاسان بأهمية وإيجابية كل مهمة منجزة عليك وعلى المحيطين، فقد توافق على إنجاز مهام ثانوية على حساب مهام لها أولويّة في التنفيذ وربما تُنْهِي المهمات في وقتك المحدد غيرَ أن حجم التأثير لا يصل لإيجابية عالية إن لم يكن سلبياً بسبب السرعة في التنفيذ مما يجعل العمل ركيكاً وضعيفاً.
إن للذكاء دوراً في ترتيب عدة واجبات على عاتقك ويعني ذلك أن تعطي الجهد الأكبر لما له الأولوية كمن تَدْرُس وترعى بيتاً وزوجاً وأطفالاً بالتوازي في أداء الواجبات وإعطاء كل ذي حق حقه بدون إضرار لا بنفسك ولا بحق الآخرين من حولك، فلا هو من الإنصاف إهلاك النفس في الإفراط في حق دون آخر ولا تهميش دور على حساب آخر له أولوية كبرى.
ولعله من الجميل أن نتحدث مع أشخاص ناجحين لنتعرف على استراتيجياتهم في ترتيب الأولويات وكيف نجحوا في أداء مهامِهم لنحصل على خطوات عملية وأفكار واقعية تسهِم في إعداد خططنا وتحقيق أهدافنا.
ولنتذكر دائماً أن نعيش أجواء مفعمة بالإنجاز وأن نبحث عما يدعم تقدمنا وأن لا نقف أمام العقبات مكتوفي الأيدي فكل فرد منا يحتاج لما يدعم نقاط قوته ويردم ثغرات ضعفه.
ريم الشويش
نصاب أحياناً بفتور في الهمة ونقصان في الدافعية لإنجاز أمر ما بسبب مفاهيمنا الخاطئة عن النجاح والإنجاز والتي غالباً ما نتخيلها محصورة في عمالقة نظن أنهم يمتلكون قدرات خارقة تدعم نجاحاتهم، وحقيقة الأمر تنطوي على غير ذلك..
إن ترتيب الأولويات في الحياة الأسرية أو الاجتماعية أو العملية هو الفاصل الذي يميّز الناجح من الفاشل ويثبِت مدى مرونة الذات في تطويع المهام حسبما تقتضيه الأهداف وبوقت مجدول لكل مهمة وفق ترتيب الأهم فالمهم. إنه من غير المعقول أن تقضي ربة المنزل وقتاً كبيراً في الزيارات أو الخروج من البيت أو قراءة الكتب أو تصفح الإنترنت وبيتها يعجّ بالغبار وتتراكم عليها الواجبات المنزلية البحتة التي لم تُؤدَّ بعد، وحوْلها صغار فاغرو الأفواه ينتظرون لقمة تسد الجوع أو ربما لمسة حانية تسد الجوع العاطفي. أو أن يتطوع فلان من الناس بخدماته في مكان ما ويترُك أهل بيته لا يجدون من يلبي حاجاتهم الأساسية، وربما همّش مسؤولياته وأعَدَّ قائمة بأعذارٍ لا يقبلها عاقل ليتنصل مما يُطلَب منه من مهام لا يمكن أن يقوم بها إلا هو لتغدو الحياة حلبة صراع مابين طلب حق وسيادة ديكتاتورية وإرغام الجميع على العيش على هامش الحقوق. والأمثلة على التخبط في تنظيم الأولويات كثيرة لذا يجب على أفراد الأسرة بدءاً من الأب والأم ومروراً بالأبناء أن يحسنوا ترتيب الأولويات خصوصاً في مجال إعطاء الحقوق، وإن عُدِم ذلك فهذا نذير بضياع المسئولية شيئاً فشيئاً حتى تصبح الحياة في البيت فوضوية لا يحكمها ترتيب ولا تضحية ولا تنسيق في الأدوار ويبدأ التأثير على نظام البيت ثم ينقُل كل فرد خبرته الفوضوية في ترتيب مهامه إلى دراسته وعمله وبيته مستقبلاً.
عليك قبل كل شيء تدوين كل الأشياء سواءً رأيت ذلك مهماً أو غير مهم بالنظر لاعتبارين: أهمية العمل، والوقت المتاح للإنجاز فتكون المهام على ترتيبٍ كما يلي: مهم وعاجل، مهم وغير عاجل، غير مهم ولكنه عاجل، غير مهم وغير عاجل.
إن تقديم ما هو عاجل وغير مهم على ما هو مهم وغير عاجل يعطِّل الإنجاز ويمثل ضغطاً نفسياً وبالتالي يؤثر على جودة الإنتاج.
إذن كيف نرتِّب أولوياتنا؟
إن أساس النجاح هو وضوح الأهداف وذلك يعني أن نحمِل رسالة لابد أن تصِل, والرسالة تُؤدَّى عن طريق أداء المهام والحقوق والواجبات. ومن الأهمية أن نفطن لأهمية المقارنة بين الأولويات وأيهما يسبق الآخر إن تشابكت مهمتان في وقت واحد. ويجب أن نكون قادرين على الاختيار حين نتساءل في داخلنا: هل هذه المهمة تلزم أن أقدِمها قبل المهمة التي يُفترَض مني إنجازها خلال وقتٍ ما؟
فالإدارة الذاتية في ذلك جسر إلى النجاح وإن شعرت يوماً أن دخول مهمة طارئة على جدولك يربك إنتاجك فيجب إعادة النظر في برمجة الذات وترويضها لمواجهة مثل هذه الأمور.
ومن الأمور المعينة على تنظيم الأولويات إدراك ما لِتنظيم الوقت من أهمية في تسهيل المهمات وجدولته بشكل مرِن يقبل تعديلاً طارئاً في المستقبل.
إن التشنج والمثالية المفرِطة في حساب الوقت يعيق بدلاً من أن ينظِم، ومن الخطأ أن نتوقع من الناجحين صرامة في جدولة المهام وكذلك فالمرونة الزائدة لا تحقق تقدماً بقدر ما تشتت التركيز وتخلط أوراق الأهداف، نحتاج فقط لإدارة ذاتية موزونة ووسطية في هذه المرونة. ويعد تدوين المهام وكل ما يتعلق بها مُهِم للإلمام بكل ما يعِين على التقدم, والتقنية تخدمنا كثيراً وقد لا نفطن لذلك ونهمِّش فاعلية تقنية نحملها ليل نهار فاستخدام برامج المواعيد وتدوين المهام في الهاتف المحمول أو في الحاسب الشخصي يسهل اقتناص فرص التفوق.
إن النجاح والإنجاز لا يُقاسان بحجم المهام المُنجَزة بقدر ما يقاسان بأهمية وإيجابية كل مهمة منجزة عليك وعلى المحيطين، فقد توافق على إنجاز مهام ثانوية على حساب مهام لها أولويّة في التنفيذ وربما تُنْهِي المهمات في وقتك المحدد غيرَ أن حجم التأثير لا يصل لإيجابية عالية إن لم يكن سلبياً بسبب السرعة في التنفيذ مما يجعل العمل ركيكاً وضعيفاً.
إن للذكاء دوراً في ترتيب عدة واجبات على عاتقك ويعني ذلك أن تعطي الجهد الأكبر لما له الأولوية كمن تَدْرُس وترعى بيتاً وزوجاً وأطفالاً بالتوازي في أداء الواجبات وإعطاء كل ذي حق حقه بدون إضرار لا بنفسك ولا بحق الآخرين من حولك، فلا هو من الإنصاف إهلاك النفس في الإفراط في حق دون آخر ولا تهميش دور على حساب آخر له أولوية كبرى.
ولعله من الجميل أن نتحدث مع أشخاص ناجحين لنتعرف على استراتيجياتهم في ترتيب الأولويات وكيف نجحوا في أداء مهامِهم لنحصل على خطوات عملية وأفكار واقعية تسهِم في إعداد خططنا وتحقيق أهدافنا.
ولنتذكر دائماً أن نعيش أجواء مفعمة بالإنجاز وأن نبحث عما يدعم تقدمنا وأن لا نقف أمام العقبات مكتوفي الأيدي فكل فرد منا يحتاج لما يدعم نقاط قوته ويردم ثغرات ضعفه.